Maatwerk formulieren

Algemene wet bestuursrecht (Awb)

In de Algemene wet bestuursrecht staan algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en dergelijke.

Bij elke aanvraag/melding moeten de NAW- gegevens (voornaam, achternaam, adres, woonplaats) van de aanvrager getoond worden in het formulier
De Awb vermeldt hoe de overheid besluiten moet voorbereiden en bekendmaken. Ook staat hierin binnen welke termijn de overheid een besluit moet nemen

Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv)

Handreiking Ministerie Binnenlandse Zaken

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer regelt de manier waarop burgers en bedrijven zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Burgers en bedrijven hebben na de invoering van de wet het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. De Wmebv is een onderdeel van de Awb en moderniseert, wijzigt het onderdeel elektronisch verkeer.

De aanvrager moet een formele aanvraag (aanvraag, klacht, bezwaar, beroep, melding) digitaal kunnen doen. Dit moet veilig zijn
Er mogen geen technische eisen gesteld worden die onnodig belemmerend zijn
Er mogen geen gegevens afgedwongen worden zonder grondslag. Alleen noodzakelijke gegevens mogen worden uitgevraagd (dataminimalisatie)
De aanvrager moet in het formulier aangeven hoe zij willen communiceren met de gemeente, de gemeente communiceert via de aangegeven keuze
Er moet een notificatie (aankomstbevestiging) gestuurd worden naar de aanvrager nadat het formulier is verstuurd
Ingevulde gegevens in het formulier moeten terug gezien kunnen worden door de aanvrager (via Mijn Nijmegen, een downloadmogelijkheid tijdens het aanvraagproces of het toezenden van een afschrift)
Zorgplicht (ingegaan per 1-1-2024) voor passende ondersteuning bij communicatie:
- Passende ondersteuning is afgestemd op de doelgroepen en hun vaardigheden (lezen, schrijven, omgaan met digitale apparaten)
- Passende ondersteuning is generiek (zoals informatie op een website) en persoonlijk (zoals hulp aan de telefoon of balie)

Wet Digitale Overheid (Wdo)

Per 1 juli 2023 is de Wet digitale overheid van kracht. Gemeenten zullen het juiste betrouwbaarheidsniveau moeten bepalen voor de (digitale) diensten en producten die ze aanbieden (door middel van inloggen DigiD, eHerkenning, Yivi en andere toekomstige digitale wallets), zodat ze voldoen aan deze wet. Hierbij wordt uitgegaan van de betrouwbaarheidsniveaus vanuit de eIDAS-verordening: Laag, Substantieel en Hoog. Digitale omgevingen moeten deze faciliteren.

Wet eenmalige uitvraag gegevens Werk en Inkomen (Weu)

Het wet eenmalige uitvraag gegevens bepaalt dat gegevens die de ketenpartners werk en inkomen nodig hebben voor hun wettelijke taken, in beginsel niet meer dan één keer bij burgers kunnen worden gevraagd. Ingegaan per 1 januari 2008.

Eenmalig uitvragen, verplicht gebruiken.

Drie verplichtingen voor afnemers:

Niet meer uitvragen. Organisaties met een publieke taak mogen gegevens die beschikbaar zijn in een basisregistratie niet meer uitvragen. Burgers en bedrijven hoeven deze gegevens niet vaker aan te leveren dan nodig. Zo dalen de administratieve lasten.
Verplicht gebruik. Organisaties met een publieke taak gebruiken bij de vervulling van die taak gegevens. Zijn deze gegevens beschikbaar als authentiek gegeven, dan moet de organisatie ze afnemen van de basisregistratie. Zo is wettelijk geborgd dat al deze organisaties werken met dezelfde kwalitatieve gegevens.
Terugmelden: Bij twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven moeten afnemers daar melding van doen. De bronhouder zal dan onderzoeken of het gegeven nog wel juist is en als het nodig is het gegeven bijwerken. Zo wordt de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties continu verbeterd.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg)

Overheden, bedrijfsleven en verenigingen moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Door de AVG krijgen mensen meer privacy rechten. Organisaties moeten hun systemen en processen hierop inrichten.

Wees transparant
Vraag toestemming voor gebruik van persoonsgegevens
Vooraf aanvragers informeren in begrijpelijke taal welke persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden
Data en gegevensuitwisseling moet goed beveiligd (versleutelde verbinding) zijn bijvoorbeeld door digitale indicatie door DigiD, eHerkenning, Yivi of een andere digitale kluis/wallet
Vraag zo min mogelijk persoonsgegevens en niet wat je als gemeente al weet (dataminimalisatie)
Registreer verwerking in een verwerkingsregister

Web Content Accessibility Guidelines (Wcag)

Digitale toegankelijkheid

De structuur van het formulier zowel in de frontend als de backend moet goed in elkaar zitten, vermijd een horizontale layout en zorg ervoor dat de labels en velden aan elkaar gekoppeld zijn in de code. Voorzie alle invulvelden van een label en stapel de velden het liefst
Vul invulvelden, waar mogelijk, vooraf in
Geef aan welke vragen/velden niet-verplicht in te vullen zijn
Zorg voor duidelijke en eenvoudige taal en begrippen (B1 niveau), bekijk de aanbevolen richtlijnen voor taalgebruik van het Ministerie van Algemene Zaken
Geef voorwaarden, uitleg, benodigde informatie en documenten aan waar nodig
Het formulier wordt in de juiste volgorde voorgelezen met een screenreader
Geef foutmeldingen duidelijk (visueel) en gebruikersvriendelijk aan
Geef processtappen (bijvoorbeeld stap 1 van 8) aan wanneer hier behoefte aan is
Zorg voor duidelijke knoppen volgens een vaste herkenbare structuur
Zorg voor tussentijds opslaan van ingevulde formulieren
Formulieren kunnen met het toetsenbord worden bediend
Houd rekening met tijdslimieten waarin een formulier ingevuld moet worden, niet iedereen kan dit in een vergelijkbaar tempo
Test het formulier op kleurcontrast in verband met de vele vormen en gradaties van kleurenblindheid
Zorg dat de formulieren intuïtief te gebruiken zijn
Aanpasbaarheid en Responsiviteit: Zorg ervoor dat formulieren en notificaties goed werken op verschillende apparaten en schermformaten. Zorg ervoor dat de formulieren goed werken op mobiele apparaten zoals telefoons en tablets. Houd hierbij extra rekening met het aanbieden van het juiste mobiele toetsenbord per type invoerveld

Regie op gegevens

Overheidsorganisaties verwerken persoonsgegevens van burgers en ondernemers om de juiste en betrouwbare dienstverlening te kunnen leveren. Als burger heb je daarop vaak weinig grip. Het is belangrijk om hier als overheid transparant in te zijn zodat iedereen weet welke informatie de overheid van de burger heeft en verwerkt. Daarbij moet het eenvoudig zijn om te zien welke overheidsorganisatie jouw gegevens gebruikt, wanneer en waarom. En als er iets niet klopt, moet je dat eenvoudig en laagdrempelig kunnen wijzigen. De burger moet ook digitaal kunnen beschikken over gegevens die de overheid over jou heeft, zodat je ze ook betrouwbaar kunt delen met anderen, bijvoorbeeld voor het aankopen van een woning.

Leveranciers moeten ervoor zorgen dat hun applicatie/portaal makkelijk een overzicht kan bieden van gevraagde gegevens.

Single Digital Gateway (SDG)

Het doel van de Single Digital Gateway (SDG) is burgers en bedrijven makkelijk toegang te geven tot digitale overheidsdienstverlening in EU-lidstaten. Sommige diensten moeten in een tweede taal aangeboden worden. Leveranciers moeten ervoor zorgen dat dit mogelijk is.

Coalitieakkoord gemeente Nijmegen 2022 - 2026

“De dienstverlening aan onze inwoners moet klantvriendelijk, van deze tijd en toekomstbestendig zijn. We willen dat alle Nijmegenaren kunnen meedoen en kunnen vertrouwen op veilige, ethische en efficiënte dienstverlening en gegevensverwerking door de gemeente Nijmegen. Ook willen we dat Nijmegenaren meer grip krijgen op hun eigen digitale identiteit(en) en persoonsgegevens. Daarom gaan we Yivi* gebruiken om de dienstverlening te verbeteren, zonder dat er onnodig persoonsgegevens worden gebruikt. Met Yivi* kunnen gebruikers zelf hun inloggegevens beheren. Zo laten gebruikers alleen die dingen van zichzelf zien die nodig zijn voor bijvoorbeeld een subsidieaanvraag.”

* in het coalitieakkoord wordt gesproken over IRMA, de nieuwe naam is Yivi.

Relevante wetgeving voor publiekrechtelijke diensten